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契約までの流れ

STEP4

6ヵ月~3ヶ月前(レイアウトと移転スケジュール)

ゆとりある快適なオフィスづくりの為に必要なポイントを確認します。特に移転先ビルの電気容量、空調設備などはレイアウト作成にとって重要な問題です。契約締結前に確認してください。

(1) 移転先ビルの設備の確認と打ち合わせ

  • 入居に伴う設備工事・内装工事の事前確認

(2) 各業者の決定と打ち合わせ

  • 内装業者、電話FAXなどの通信会社、OA機器会社、リース会社

(3) 各業者との見積もりに基づいての打ち合わせと決定

(4) レイアウト図・その他設計

(5) 移転スケジュールの打ち合わせと決定

快適なオフィスづくりのポイント

オフィスプランニングを始める前に
オフィス移転はオフィス環境の問題点を解決できる絶好の機会です。より快適なオフィスづくりを実現するために、現状の問題点や満足度、OA機器の使用状況などを調査して、オフィス移転に備えてください。
社員1人当たりのワークスペース
ワークスペースとはオフィス全体の面積から共同使用するスペース(受付、会議室、応接室、書庫、休憩室、倉庫など)を含む面積で、一般事務業務における1人当たりのワークスペースは最低3坪(10㎡)以上確保したいものです。例えば社員20人の会社なら60坪前後のオフィススペースという具合です。保管物や保管書類、OA機器などを多数使用する場合は、これ以上のワークスペースが必要になりますし、将来の社員増員なども考慮して試算する必要があります。
適切な空調
オフィスの快適性を保つ温度の目安は、冬期22℃(湿度40%) 夏期26℃、(湿度50%)とされています。間仕切り計画がある場合は空調を妨げないように注意し、消防法上で定められた条項に違反しないかどうか必ず確認してください。個別空調であれば、各エリア毎にエアコン設定ができるようにレイアウト計画を考慮すると良いでしょう。また、OA機器などの発熱量を考慮した適切なレイアウト計画や空調計画も大切です。
収納性
書類や資料などは、業務を続けていけば続けるほど、日々増加していくものです。書庫、倉庫、資料室などで天井近くや壁面など、余剰空間を有効に活用してください。
将来性
社員の増員などの組織変更や業務拡張、それに伴うオフィス家具やOA機器設備の変化など、オフィスの成長も想定してください。そのためにも配置替えや組み替え、配線処理などの変化に十分に対応できるオフィス家具や間仕切り計画を練るのが大切です。
リフレッシュエリアと喫煙
業務のOA化が進むほど、社員にとってのリフレッシュが必要になってきています。 一般事務のオフィス内か、近くにリフレッシュのための空間が確保されていることが望ましいです。また、喫煙に関しても2003年5月に「健康増進法」が施行され、これにより通常たばこを吸わない人が他人のたばこの煙を吸わされる「受動喫煙」について、「不特定多数の人が集まる施設の管理者に受動喫煙を防止するために必要な措置を講ずるよう務めなければならない」と規定されました。ただ現時点で罰則はなく、努力義務にとどまっていますが、社員の健康を考え、オフィス内「分煙」もしくは「全面禁煙」を実施する企業も多く、ビルとしても、リフレッシュコーナーや喫煙スペースをあらかじめ確保し、設備面でのアピールをしているところもあります。
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