解約予告という取り決め

いつまでに伝えるか

解約予告とは、契約を終わらせたいときに、あらかじめ貸主へ意思を伝えておく取り決めです。事業用の賃貸では、居住用と比べて長い期間が設定される傾向にあります。区画の規模が大きいほど次の入居者を探すのに時間がかかるため、その分だけ予告の期間も長くなるのが通例です。

起算日はいつか

期間の数え方は、通知が貸主へ届いた日を起算とする形が一般的です。社内で退去を決めた日でも、書面を作成した日でもありません。郵送で送る場合は到達までの日数が加わるため、月末が期限になっている契約では数日の差が一か月の差に変わることがあります。

書面で出す必要があるか

電話や口頭の連絡では予告として扱わないと決められている契約もあります。使うべき書式が指定されていることもあるため、退去を決めた段階で契約書を開き、どの方法で出す必要があるかを確認してください。

予告期間を満たせない場合

賃料相当額の支払い

予告の期間に足りない状態で退去する場合、不足する期間分の賃料相当額を支払うことで解約を認めるという条項が置かれていることがあります。実質的には、期間を金銭で埋める仕組みです。急な移転が避けられないときの選択肢になります。

共益費が含まれるか

支払う金額の計算に共益費が含まれるかどうかは、契約書の書き方によって変わります。賃料のみで計算する定めと、賃料と共益費の合計で計算する定めの両方があります。試算のときに見落とすと、想定と請求額がずれます。

貸主の承諾が要る場合

ただし金銭を払えば必ず短縮できるとも限りません。貸主の承諾を前提とする書き方になっている契約もあります。早い段階で相談を持ちかけ、可否と条件を確かめておくほうが、後の予定を立てやすくなります。

中途解約と違約金

解約できない期間

契約してから一定の年数は解約を認めない、という条項が入っている場合があります。免除期間を受けた契約や、貸主が工事費の一部を持った契約では、こうした縛りが設けられやすくなります。何年目までが対象なのかを把握しておく必要があります。

違約金の考え方

その期間内に出る場合は、違約金が発生します。残りの期間の賃料に相当する額とするもの、決まった月数分とするものなど、計算のやり方は契約ごとにばらつきます。免除された賃料の返還と重ねて請求される形もあります。

定期借家の場合

期間の満了で終わる契約形態では、中途解約の条項そのものが無いこともあります。その場合、途中で出るという選択肢は用意されていないことになります。事業の縮小や移転の可能性がある段階で契約するのであれば、中途解約の定めがあるかどうかは必ず確かめておきたい点です。

原状回復と明渡しの重なり

契約終了日と明渡し日は違う

契約が終わる日までに荷物を運び出し、求められた工事を済ませ、鍵を返却するところまでを終える必要があります。終了日をそのまま退去日と考えていると、工事に充てる時間が残りません。逆算するときは、工事に必要な日数を終了日より前に置く必要があります。

工事の日程が取れないこともある

年度末など移転が集中する時期は、工事の日程が押さえにくくなります。貸主の指定業者で施工する定めがある場合、こちらの都合だけでは日程を動かせません。退去の意思が固まった時点で、工事の手配についても相談を始めておくのが安全です。

遅れた場合の負担

終了日を過ぎて明渡しがずれ込むと、その分の賃料や損害金が発生します。日割りで計算する書き方の契約では、数日の遅れでも金額がまとまった額になります。工程には余裕を持たせてください。

移転先との時間の重なり

二重に払う期間

移転では、退去する物件と新しい物件の賃料を同時に負担する期間がどうしても生じます。工事と引越しに必要な日数を確保しつつ、この重なりをどれだけ短くできるかが費用を左右します。新しい物件でフリーレントが得られれば、この負担は軽くなります。

どちらを先に決めるか

退去の予告を先に出すか、移転先を先に決めるかは悩ましいところです。予告を先に出すと移転先探しに追われ、移転先を先に決めると重なる期間が伸びます。予告の期間が長い契約ほど、移転先の検討を早く始める必要があります。

保証金は当てにしない

預けている保証金が返ってくるのは、明渡しと精算がすべて終わったあとです。これを移転先の初期費用に充てる前提で組むと、途中で資金が足りなくなります。手元の現金だけで回る工程にしてください。

退去日から逆算する

以下の順で日程を置いていくと、無理のない工程が組めます。

• 契約書で解約予告の期間と、起算日の定めを確認する
• 予告を書面で出す方法と、様式の指定があるかを確認する
• 中途解約にあたるかどうか、違約金の定めがあるかを確認する
• 原状回復として求められる範囲と、工事業者の指定の有無を確認する
• 工事に必要な日数を、業者に見積もってもらう
• 契約終了日から工事日数を引いて、室内を空ける期限を決める
• 引越しの日程と、什器の搬出に必要な日数を置く
• 移転先の入居可能日と、内装工事の期間を並べる
• 賃料が重なる期間の総額を試算する
• 保証金が戻る時期を確認し、資金計画から外して考える

予告を出す前に社内で固めること

決裁の順序

解約の予告は、一度出すと撤回が難しい性質のものです。移転の方針、予算、時期について社内の合意が取れてから出す必要があります。担当者の判断で先に出してしまい、後から計画が変わって困るという事態は避けたいところです。

移転先の見通し

予告を出した時点で退去の期限が確定します。移転先がまったく決まっていない状態で出すと、選択肢が限られた中で決めざるを得なくなります。少なくとも候補が絞れている段階まで進めてから出すほうが、条件の良い物件に出会える確率は上がります。

関係先への連絡

住所が変わることは、取引先、金融機関、行政の窓口など多くの相手に関わります。誰にいつ知らせるかを一覧にしておくと、退去の直前に慌てずに済みます。予告を出した段階でこの作業を始めておくと余裕が生まれます。

原状回復を軽くできる場合

次の入居者が使う場合

退去後にその区画を使う相手が決まっており、造作をそのまま使いたいという意向があれば、工事の範囲が軽くなることがあります。ただしこれは貸主と次の入居者の意向によるものであり、こちらから求めて実現するとは限りません。

貸主と早めに話す

どこまで戻す必要があるかについて、契約書の文言だけでは判断がつかない部分が出ることがあります。退去が決まった段階で貸主や管理会社と現地を確認し、範囲をすり合わせておくと、工事の後で認識の違いが出るのを防げます。

記録を持って臨む

入居の時点で撮っておいた写真があれば、もともとの状態を示す材料になります。何もない状態から話を始めるより、事実に基づいた議論ができます。記録がない場合でも、当時の図面や工事の書類が手がかりになることがあります。

移転を並行して進める

二つの契約の時間軸

退去する物件の終了日と、新しい物件の入居可能日を並べると、どこで賃料が重なるかが見えてきます。新しい物件の工事期間、引越しの日程、旧物件の原状回復の期間をそれぞれ置いていくと、無理のない工程かどうかが判断できます。

引越しの日程

移転が集中する時期は、引越しの業者も押さえにくくなります。什器の量が多い場合は、複数回に分けることもあります。日程が取れないと全体の工程が崩れるため、早めに見積もりを取っておくのが確実です。

通信と電話の切り替え

回線の移転や電話番号の扱いは、申し込みから開通まで日数を要します。新しい場所で回線が使えないまま業務を始めることになると、影響は大きくなります。物件が決まった段階で手続きを始めておいてください。

退去にかかる費用を見積もる

出ていく側の費用

原状回復の工事費、引越しの費用、廃棄物の処分費、予告期間に足りない分の賃料相当額、場合によっては違約金。これらを積み上げると、想定より大きな金額になることがあります。移転の判断をする前に概算を出しておくべき部分です。

戻ってくるお金との時間差

保証金が戻るのは明渡しと精算が済んだあとです。出ていく費用が先で、戻る金額が後という順序になるため、その間の資金をどう回すかを考えておく必要があります。

移転しない選択肢

費用を積み上げた結果、今の場所で条件を見直すほうが有利という判断になることもあります。賃料や面積について貸主と相談する余地があるなら、移転を決める前に一度当たってみる価値はあります。

退去の当日までにやること

鍵の返却と立会い

明渡しの完了には、貸主や管理会社の立会いを求められるのが通例です。日程を早めに押さえておかないと、工事が終わっていても明渡しが成立しない事態が起こります。返却する鍵の本数も、契約時に受け取った数と合っているかを確認しておいてください。

設備の扱い

入居中に設置した空調や照明、配線などを撤去するのか、そのまま残すのかは、原状回復の範囲によって決まります。残す場合でも、貸主の了解を書面で得ておかないと、後から撤去を求められることがあります。

廃棄物の処理

什器や書類を処分する場合、事業者が出す廃棄物としての扱いになります。引越しの業者が対応する範囲と、別に手配が必要な範囲を確認しておいてください。当日になって処分先が決まっていないと、明渡しそのものが遅れます。

よくあるご質問

Q. 解約予告はどれくらい前に出すものですか?

A. 契約によって異なります。事業用では居住用より長く設定される傾向があり、区画の規模が大きいほど長くなるのが通例です。一律の期間があるわけではないため、まず手元の契約書で確認してください。この期間が移転計画の起点になります。

Q. 予告を出したあとに撤回できますか?

A. 一度出した予告の撤回は、貸主の承諾がなければ認められないのが通常です。すでに次の入居者の募集が始まっている場合はとくに困難になります。社内の決裁が固まってから出すことをおすすめします。

Q. 予告期間より早く出たい場合はどうなりますか?

A. 不足する期間分の賃料相当額を支払うことで対応できる契約が多く見られます。ただし共益費を含むかどうか、貸主の承諾が要るかどうかは契約書によって異なります。急ぐ事情がある場合は、早めに相談されるのが得策です。

Q. 違約金はどのように計算されますか?

A. 残存期間分の賃料に相当する額とする定めや、一定の月数分とする定めなど、契約によって方式が分かれます。フリーレントを受けていた場合は、免除分の返還が併せて生じることもあります。契約書の該当条項をご確認ください。

Q. 原状回復の工事はいつまでに終える必要がありますか?

A. 契約が終わる日までに済ませ、鍵をお返しするところまでが必要です。日程を組むときは、まず工事に何日かかるかを業者に出してもらい、そこから荷物を出す日を逆に決めていくのが確実です。

Q. 移転の工程について相談できますか?

A. はい。現在の契約書をご用意いただければ、予告期間と中途解約の条項を確認したうえで、退去日から逆算した工程のご提案ができます。移転先の選定と並行して進めることで、賃料が重なる期間を短くできる場合があります。

まとめ

事業用物件の退去は、解約予告の条項を読むところから始まります。期間の長さだけでなく、起算がいつなのか、書面で出す必要があるか、所定の様式が指定されているかまで確認しておく必要があります。予告の期間に足りない場合は賃料相当額で埋められることが多いものの、共益費を含むかどうかや貸主の承諾の要否は契約ごとに異なります。
加えて、契約の終了日と明渡しの完了日は別のものです。原状回復の工事に必要な日数を終了日より前に置かないと、遅れた分の負担が生じます。移転先との賃料が重なる期間を短くしたい気持ちは分かりますが、工事の日程が押さえられなければ計画は崩れます。現在の契約書をお持ちいただければ、条項の確認から工程の組み立てまでご一緒します。

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